План проведения инвентаризации

Плановая инвентаризация – правила и планирование проведения

План, связанный с подготовкой проведения инвентаризации в организации.

1.«Чистка» всех имеющихся журналов в базе данных

- графа «разрешено к отпуску» – заполняет сотрудник сектора, связанного с выдачей, после проведения документов в базе данных в поле «набранный товар» (далее «НТ») и уточнения соответствия журнала «НТ», фактически имеющемуся товару в зоне «НТ». Контроль за процессом осуществляет старший смены.
- графа «разрешено к отпуску для доставки» – заполняет сотрудник транспортного участка, или сотрудник сектора, связанного с выдачей, после проведения документов в базе данных в собранную доставку или, при наличии проблем, в проблемный документ, и проверки соответствия журналов формата «собранная доставка» и «проблемные документы», фактически находящемуся товару в зоне «собранные доставки». Контроль за процессом осуществляет старший смены.
- графа «заявка на перемещение» – заполняет старший смены, после сверки остатков товара по базе данных, с реальными остатками товаров в секции и точного проведения документов в их фактически реальное состояние.
- графа «перемещение потоком» – заполняет старший смены, после сверки остатков товара по базе данных, с реальными остатками товаров в секции и проведения документов в их финальное, конечное состояние.

2.Разнос товара.

- непосредственная проверка фактического наличия товара в зоне «набранный товар секции». Отвечает за это сотрудник сектора «Хранения» соответствующей секции, производится методом визуального осмотра зоны «набранный товар секции», проверяется на наличие набранного товара, а также последующего разноса товара на соответствующие места хранения. Контроль за процессом осуществляет старший смены.
- точная расстановка товара в секции по документам – выполняют сотрудники сектора «Хранение» соответствующих товарных секций, метод - раскладка товара на соответствующие места хранения в соответствии с документами перемещения потоком, заявки на перемещение, возвратов от покупателя/водителя и тому подобное.

Готовность секции и базы данных к распечатке остатков товара на складе является основным результатом всех вышеперечисленных действий.

3.Распечатка остатков товара на складе.

Сама по себе, распечатка остатков товара на складе, входит в план проведения инвентаризации, и, как правило, производится оператором, в точном соответствии с журналом проведения инвентаризаций, в котором перечислены все категории товаров, находящиеся в секции, а также четкие правила распечатки для каждой из категорий, кроме того, имеется графа ведения учета всех распечатанных/пересчитанных инвентаризационных листов.

Обычно план проведения инвентаризации составляется с учётом того, что при проведении плановой инвентаризации на предприятии, подготовка к её проведению проводится в субботу, при этом сама инвентаризация, как правило, осуществляется в воскресенье.

В связи с этим обстоятельством, распечатка остатков товара, присутствующего на складе производится не в один, а в два этапа.

- 1 этап – распечатка остатков товара на складах по приоритетным категориям товара на каждую секцию (от 2 до 4), с обязательной пометкой о распечатке в «журнале инвентаризаций», это позволяет без проблем начать инвентаризацию уже с 8 утра.
- 2 этап – оставшаяся распечатка остатков товара на складе по категориям товара, которые остались нераспечатанными.

Проведение плановой инвентаризации (план проведения инвентаризации).

Инвентаризация на предприятиях проводится в нерабочий день.
В идеале, начало инвентаризации назначается на 8.00 утра.
Чем сложнее секция, тем большее количество сотрудников секций задействуется в инвентаризации.
Непосредственно задействованные сотрудники, их обязанности и действия при проведении плановой инвентаризации:

Старший кладовщик

Обязанности:
- контроль обязательного выхода всех сотрудников на проводимую по плану инвентаризацию
- точный контроль пересчета сотрудниками всех имеющихся категорий товара
- обязательный контроль правильности заполнения всех инвентаризационных листов
- частичная, выборочная проверка некоторых позиций в секции
- проверка наиболее проблемных позиций по базе данных
- занесение и проведение полученных итогов инвентаризации по базе данных

Кладовщик сектора Хранение – старший секции

Обязанности:
- контролирование правильности ведения пересчета занятыми сотрудниками секции
- проверка наиболее проблемных позиций по базе данных и в секции
- частичная (выборочная) проверка некоторых позиций в секции
- внесение полученных предварительных итогов в табличный отчёт в Exel формате

Кладовщик сектора Хранение – сотрудник секции.

Обязанности:
- точный пересчет товара на соответствующих местах хранения и аккуратное занесение данных в инвентаризационный лист
- правильное и чёткое оформление инвентаризационного листа

Кладовщик сектора Хранение – оператор штабелера

Обязанности:
- подъем и спуск товара и продукции, размещенных на промышленных стеллажах (осуществляется на основании требований сотрудника секции)

Входит в план проведения инвентаризации также и правильное оформление инвентаризационного листа.

1. Обведение кода позиции в кружок означает проверку сотрудником секции соответствия кода позиции соответствующему наименованию.
2. Обведение количества товара в кружок означает проведённую проверку количества товара на соответствующих местах хранения соответствующему количеству товара по базе данных.
3. Несоответствия отмечаются на полях, в обязательном порядке, напротив выявленной проблемной позиции.
4. Сотрудник, выполнивший пересчет, в конце каждого инвентаризационного листа обязательно ставит свою подпись и расшифровку.

После проведения, по окончании инвентаризации, все заполненные инвентаризационные листы подлежат архивированию.

• Ответственным за проведение инвентаризации является старший кладовщик.
• Ответственным за достоверность данных является старший секции.

Чем более детально проработан план проведения инвентаризации, тем более чётко и оперативно проходит сама инвентаризация. В качестве основного итога инвентаризации следует рассматривать приведенные в соответствие фактические остатки товара и проводимые остатки товара по базе данных, а также обязательное выяснение причин, в случае выявления несоответствий.

Что касается профессионального подхода, то грамотно разработать план проведения инвентаризации, и воплотить его в жизнь с помощью независимого контрагента, тут вам на помощь может придти специализирующееся на проведении независимых инвентаризаций, агентство Интерпрайм, работающее на территории всей России, но особенно активно ведущего свою деятельность на территории центрального и северо-западного регионов.

Для заказа услуги вы можете воспользоваться онлайн формой «заявка на проведение инвентаризации», любые вопросы можно уточнить по телефонам (926) 799-05-89 (для заказчиков из Москвы и других городов Центрального региона), и (812) 385-56-13 (для заказчиков из Санкт-Петербурга и других городов Северо-Западного региона).