Инвентаризационный аудит от компании ИНТЕРПРАЙМ

Инвентаризация — это контроль наличия собственности компании и состояния её финансовых обязательств на определённый момент времени путём сверки фактических остатков с показателями бухгалтерского учёта. Это ключевой способ практического контроля сохранности имущества и средств. Чаще всего, процесс инвентаризации передают на аутсорсинг, когда возникают проблемы, связанные с учетом имущества. Привлеченные специализированные компании имеют свою технологию и методологию проведения инвентаризации, профессиональный, обученный штат сотрудников, вознаграждение труда которых значительно ниже, чем оплата офисных и складских работников, которых часто привлекают на инвентаризации. Проведение переучетов и инвентаризаций товарно-материальных ценностей (ТМЦ) группой специалистов привлеченной компании позволяет получить точные, достоверные данные фактического наличия ТМЦ и исключает вероятность искажения результатов. Переучет может проводится в праздничные и выходные дни.

На Западе услугами независимых ревизоров давно и успешно пользуется большинство крупных сетей, таких как Wal-Mart, Carrefour и Auchan.

В России этот рынок еще не развит. Пока шло активное развитие ритейла, о потерях и оптимизации затрат никто не заботится. Сейчас спрос на услуги независимых аудиторов растет.

Кому выгодна независимая инвентаризация?

Максимальную выгоду от независимой инвентаризации получают:

• Продуктовые и непродуктовые сети с большим количеством магазинов или гипермаркетами с большой площадью. Чтобы обсчитать их своими силами, нужно много персонала и времени.
• Продуктовые и непродуктовые сети, работающие с большой ассортиментной матрицей или товаром с высокой себестоимостью, и чьи потери даже при небольшой недостаче крайне велики.
• Оптовые ТК, владеющие небольшими складами или огромными складскими комплексами.
• Отдельные магазины розничной торговли.

В чем экономическая выгода независимой инвентаризации?

Независимая инвентаризация, в основном, нужна владельцу или управляющему компании, который хочет иметь объективную оценку состояния своего предприятия и получать качественную информацию, позволяющую оперативно принимать решения. Кроме того, независимая инвентаризация позволяет высвободить собственные трудовые ресурсы, сэкономить время (которое тоже, как известно, деньги) и главное – не останавливать процесс продаж и не терять выручку. Например, в Европе данный вопрос уже даже не актуален – подавляющее большинство инвентаризаций производят именно независимые компании. Европейские ритейлеры давно поняли: инвентаризация может стать отличной возможностью заработать.

Интересно, каким же это образом?

Во-первых, содержание собственной ревизионной службы обходится дороже, чем пользоваться услугами независимой инвентаризации тогда, когда это необходимо. Во-вторых, все проблема в том, что при инвентаризации, проводимой своими силами, беспристрастности добиться гораздо сложнее, а порой и невозможно. Предположим, что из ревизионного отдела компании произошла утечка информации. Это дает магазину возможность подготовиться к инвентаризации. Кроме того счетчиками и контролерами при инвентаризации, проводимой своими силами, выступают сотрудники смены. А общедоступная статистика указывает, что сейчас 62% воровства в рознице совершается самими же сотрудниками магазина. При этом общий объём воровства в некоторых розничных магазинах достигает 5% от обще-годового оборота! Подумайте сами, разве в их интересах считать честно, чтобы вы увидели, каково реальное положение дел?

Нет, не в их интересах. Но не думаю, что у них есть возможность исказить информацию в свою пользу. Мы серьезная торговая сеть, активно инвестируем в ИТ. У нас инвентаризация проводится с помощью мобильных терминалов сбора данных, и информация из них попадает напрямую в учетную систему.

Все верно, информация попадает в учетную систему. Но сначала ее обычно редактирует директор магазина. И вы же сами знаете, что на обработку этой информации и сведения отчетов у вас в компании уходит от одного до трех дней. За это время любой директор имеет массу возможностей что-то изменить в свою пользу.

Ну что вы предлагаете делать? Как получить реальные данные?

Пригласить независимых ревизоров. Их преимущество в том, что они не могут вступить в сговор с директорами, кладовщиками или сотрудниками отдела КРО. Их оценка будет полностью беспристрастна и точна. Кроме того, данные, которые они собрали, попадут в руки непосредственно к вам, а не к директору магазина, так что шансов у этого директора как-то поменять результаты ревизии нет никаких.

Да я ни за что не поверю, что директор не сможет договориться с этим вашим ревизором! Человек ведь приедет к нему проводить инвентаризацию, тут-то директор и возьмет его в оборот!

Исключено. Давайте посмотрим, с кем хотя бы гипотетически может пытаться договорится директор? Со счетчиками, которые проводят инвентаризацию, и с менеджером проекта. Со счетчиками договариваться бесполезно: от них ничего не зависит. Они просто ходят, вооружившись терминалами, и сканируют каждую коробку, паллету или товарную позицию – в зависимости от того, какие данные вы хотите получить. Из терминалов данные сразу попадают в программу, доступ к которой имеет только менеджер проекта. Но пока идет сбор информации, он не сможет вмешаться, да и бессмысленно это - пока ведь непонятно, каковы размеры недостачи. Потом, когда вся информация собрана, менеджер, конечно, чисто гипотетически мог бы при желании что-то поменять, но проблема в том, что ему надо будет предоставить вам отчет об инвентаризации в течение часа, а на то, чтобы взломать систему, потребуется гораздо больше времени.

Постойте, почему в течение часа? Вы хотите сказать, что программа у независимых ревизоров способна провести анализ данных за такое короткое время? Она может за час выдать результат, на получение которого у нас уходит четыре дня?

Да, отчет в течение часа – это нормальный показатель для хорошей ревизорской компании. С одной стороны, такая скорость предоставления данных – это конкурентное преимущество ревизора. С другой – это действительно позволяет исключить любую возможность злоупотребления и искажения данных.

Ну хорошо, убедили! Независимая инвентаризация позволяет получить более объективные сведения о реальном состоянии дел в магазинах. Но где же тут для меня возможность заработать?

Если считать совсем в «лоб», то заказывать инвентаризацию у сторонней компании выгоднее, чем проводить ее своими силами. Причем чем больше количество объектов проверяют независимые ревизоры, тем выше экономическая эффективность для вас. Например, по данным наших клиентов, проведение независимой инвентаризации обходятся им в среднем на 20% дешевле. И это только в краткосрочной перспективе! Кроме того, в такой инвентаризации есть очень сильный воспитательный момент. Сотрудники магазинов будут знать, что оценку проводят не они и что у них нет возможности повлиять на результаты. Это даст вам эффект экономии в долгосрочной перспективе. В-третьих, при независимой инвентаризации сбор данных ведется более скурпулезно. Скажем, сотрудники магазина, проводя инвентаризацию редко смотрят на срок годности товаров –они, к примеру, помнят что такая паллета пришла вчера, и им этого достаточно, они не проверят маркировку. Да и некогда им это делать – если все проверять, то можно не уложиться за ночь. А независимый ревизор смотрит все! Кроме того, если ревизоры вооружены действительно мощными терминалами, скорость их работы гораздо выше, чем скорость работы сотрудников магазина, и за ночь они успевают не только один раз все обсчитать, но еще и проверить данные по второму разу. Хорошая компания-подрядчик, предоставляющая услуги независимой инвентаризации, даст вам большую точность результатов. Благодаря этому вы будете иметь более четкое представление о реальном положении дел в магазинах, а следовательно, сможете оптимизировать свои расходы.